Instandhaltungskosten richtig kalkulieren – So vermeidest du böse Überraschungen

Wenn du in Immobilien investierst, denkst du vermutlich zuerst an Kaufpreis, Mieteinnahmen oder Finanzierung. Was viele jedoch unterschätzen, sind die laufenden Instandhaltungskosten. Diese können die Rendite deutlich beeinflussen – oder im schlimmsten Fall komplett aufzehren.

In diesem Beitrag zeigen wir dir, warum Instandhaltungskosten so wichtig sind, wie du sie realistisch kalkulierst, welche Faustformeln es gibt und was du bei Eigentumswohnungen, Mehrfamilienhäusern oder Altbauten beachten solltest.

1. Warum Instandhaltungskosten so wichtig sind

Bei Immobilien geht es nicht nur ums Kaufen und Vermieten. Ein Gebäude altert, nutzt sich ab und muss regelmäßig gewartet, repariert oder modernisiert werden. Ob Heizung, Dach, Fassade oder Sanitäranlagen – nichts hält ewig. Diese Kosten musst du als Eigentümer tragen.

Wer nicht vorsorgt, zahlt später doppelt:

• Unerwartete Reparaturen reißen Löcher ins Budget
• Bei Eigentumswohnungen steigt das Risiko von Sonderumlagen
• Bei Mietobjekten leidet die Rentabilität

Merke: Instandhaltungskosten sind keine Ausnahme, sondern planbare Realität.

2. Was zählt alles zu den Instandhaltungskosten?

Die Begriffe „Instandhaltung“ und „Instandsetzung“ werden oft gemeinsam verwendet. Grundsätzlich geht es um alle Maßnahmen, die den Gebrauchswert der Immobilie erhalten oder wiederherstellen.

Typische Instandhaltungskosten:

• Dachreparaturen
• Fassadenarbeiten
• Erneuerung der Heizungsanlage
• Austausch von Fenstern oder Türen
• Reparatur von Sanitär- und Elektroinstallationen
• Wartung von Aufzügen, Lüftung, Brandschutz
• Malerarbeiten in gemeinschaftlichen Bereichen (z. B. Treppenhaus)
• Erneuerung von Bodenbelägen (z. B. Flur oder Keller)
• Austausch defekter Haustechnik (z. B. Türsprechanlage)

Nicht dazu gehören:

• Modernisierungen (z. B. Wärmedämmung zur Energieeinsparung)
• Renovierungen im Mieterbereich (werden meist auf Mieter übertragen)

3. Wie kannst du die Instandhaltungskosten kalkulieren?

Die Herausforderung: Du weißt nie genau, wann und was kaputtgeht. Daher arbeitest du am besten mit pauschalen Rückstellungen, die du jährlich einplanst. Es gibt verschiedene Methoden zur Berechnung:

🔢 3.1. Die 1–2 %-Regel vom Kaufpreis

Eine der einfachsten Faustformeln:

Pro Jahr solltest du 1–2 % des Kaufpreises als Rücklage einplanen.

Beispiel: Kaufpreis 250.000 € → Rücklage 2.500 € bis 5.000 € pro Jahr

Einschränkung: Diese Methode ignoriert den Zustand und das Alter des Objekts.

🔧 3.2. Die Peterssche Formel (nach Wohnfläche)

Diese Methode ist gängiger bei Eigentumswohnungen und basiert auf Erfahrungswerten.

Richtwert: 7–10 €/m² Wohnfläche pro Jahr

Beispiel: 80 m² Wohnung → 640–800 € jährlich für Instandhaltung

Diese Formel eignet sich besonders für neuere oder gut gepflegte Objekte.

🏚️ 3.3. Zustandsabhängige Kalkulation

Wer es genauer will, prüft die gewerkeweise Lebensdauer:

Bauteil	Lebensdauer (ca.)	Anmerkung
Dach	30–50 Jahre	Teuer, aber selten
Heizungsanlage	15–25 Jahre	Je nach Technik (Gas, Solar etc.)
Fenster	25–40 Jahre	Kunststoff länger haltbar
Elektrik	30–50 Jahre	Besonders in Altbauten relevant
Fassade/Anstrich	10–20 Jahre	Je nach Wetterbelastung
Aufzug	20–30 Jahre	Wartungskosten jährlich einplanen

Diese Methode ist aufwendig, aber realitätsnah – besonders für größere Objekte.

4. Eigentumswohnung vs. Einfamilienhaus vs. Mehrfamilienhaus

Die Art deiner Immobilie hat starken Einfluss auf die Instandhaltungskosten:

🏢 Eigentumswohnung

• Du zahlst monatlich in die Instandhaltungsrücklage der WEG (Wohnungseigentümergemeinschaft)
• Die Höhe wird von der Hausverwaltung bestimmt
• Sonderumlagen sind möglich, wenn Rücklagen nicht ausreichen
• Vorteil: Gemeinschaft trägt viele Kosten (z. B. Dach, Aufzug)

Tipp: Schau dir vor dem Kauf unbedingt den Wirtschaftsplan und die Rücklage der WEG an!

🏡 Einfamilienhaus

• Du bist allein verantwortlich – keine WEG
• Vorteil: Mehr Freiheit, Nachteil: Volles Kostenrisiko
• Rücklage individuell planen (z. B. mit der 1–2 %-Regel)

🏘️ Mehrfamilienhaus (zur Vermietung)

• Komplexe Instandhaltungsplanung nötig
• Laufende Wartungsverträge (z. B. für Heizung, Aufzug, Brandschutz)
• Oft lohnt sich eine professionelle Hausverwaltung

5. So bildest du Rücklagen richtig

Rücklagen für Instandhaltung gehören in jede solide Immobilienkalkulation – ähnlich wie Rückstellungen im Unternehmen.

✅ Praktische Tipps:

• Rücklage monatlich oder jährlich ansparen
• Geld auf ein separates Rücklagenkonto buchen
• Nicht für Modernisierung oder Möblierung verwenden
• Auch bei vermieteten Objekten als Kostenposition einrechnen

Tipp: Plane lieber etwas mehr als zu wenig – es ist kein verlorenes Geld, sondern Sicherheit.

6. Was passiert, wenn du zu wenig kalkulierst?

Die häufigsten Folgen:

• Sonderumlagen bei Eigentumswohnungen, wenn Rücklagen fehlen
• Plötzlicher Kapitalbedarf, z. B. für Dachsanierung oder neue Heizung
• Mietausfall bei größeren Schäden
• Wertverlust der Immobilie, wenn Sanierung unterbleibt
• Stress und Liquiditätsprobleme – besonders bei mehreren Objekten

Kurz gesagt: Du gefährdest deine Rendite und deine Planungssicherheit.

7. Steuertipp: Was du absetzen kannst

Instandhaltungskosten sind bei vermieteten Immobilien grundsätzlich steuerlich absetzbar – allerdings mit Einschränkungen.

🧾 Grundsatz:

• Laufende Instandhaltungskosten: Sofort absetzbar (z. B. Reparaturen)
• Größere Maßnahmen (z. B. Austausch Heizung): Je nach Umfang evtl. Abschreibung über mehrere Jahre
• Modernisierungen: Meist nicht sofort absetzbar, sondern Investitionen

Tipp: Sprich mit einem Steuerberater, bevor du größere Maßnahmen planst.

8. Fazit: Instandhaltung ist planbar – wenn du sie ernst nimmst

Instandhaltungskosten sind keine böse Überraschung, wenn du sie von Anfang an realistisch einplanst. Sie gehören zu jeder Immobilienanlage dazu – genauso wie Finanzierung oder Mietersuche. Wer sich richtig vorbereitet, schützt seine Rendite, vermeidet Stress und erhält den Wert der Immobilie langfristig.